De eerste sprintreflectie

De start van een nieuw project brengt altijd uitdagingen met zich mee, vooral wanneer een team voor het eerst met een agile werkwijze zoals scrum werkt. Tijdens onze eerste sprint hebben we vooral geprobeerd om elkaar beter te leren kennen en afspraken te maken over hoe we als groep willen samenwerken. Deze fase was cruciaal om een stevige basis te leggen voor de rest van het project. In deze blogpost deel ik onze ervaringen, de afspraken die we hebben gemaakt en de inzichten die we hebben opgedaan over communicatie en samenwerking binnen ons scrumteam.

Waarden die ons team verbinden

Voordat we aan de slag gingen, hebben we als groep besproken welke waarden voor ons belangrijk zijn. Deze waarden vormen het fundament van onze samenwerking en bepalen hoe we met elkaar omgaan. We kwamen uit op de volgende kernwaarden:

• Eerlijkheid

• Integriteit

• Verbondenheid

• Openheid

• Connectie

• Begrip

• Hardwerken

• Vertrouwen

  
  

Deze waarden helpen ons om een veilige en productieve werkomgeving te creëren. Bijvoorbeeld, eerlijkheid en openheid zorgen ervoor dat iedereen zich vrij voelt om problemen te bespreken, terwijl vertrouwen en verbondenheid het makkelijker maken om samen obstakels te overwinnen.

Belangrijke afspraken voor effectieve samenwerking

Om onze samenwerking soepel te laten verlopen, hebben we een aantal praktische regels opgesteld. Deze afspraken zorgen ervoor dat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt en voorkomen misverstanden. Hieronder een overzicht van de belangrijkste afspraken:

• Communicatie via WhatsApp

We gebruiken WhatsApp als ons primaire communicatiemiddel gedurende het semester. Dit maakt snelle en informele communicatie mogelijk.

• Informatie delen via Teams

Alle belangrijke documenten en informatie voor de docenten worden gedeeld via Microsoft Teams. Zo houden we alles overzichtelijk en toegankelijk.

• Afwezigheid tijdig melden

Leden melden minstens 30 minuten van tevoren als ze niet aanwezig kunnen zijn. Onverwachte omstandigheden worden zo snel mogelijk gedeeld.

• Ziekte en informatievoorziening

Bij ziekte zorgen de aanwezige leden ervoor dat belangrijke informatie wordt gedeeld. De afwezige persoon kijkt daarnaast zelf op Brightspace voor updates van de docent.

• Product opleveren vóór deadline

Het product van de sprint wordt minimaal twee dagen voor de deadline afgerond. Dit geeft ruimte voor feedback en eventuele aanpassingen.

• Obstakels bespreken

Wanneer iemand tegen een probleem aanloopt, wordt dit meteen gedeeld zodat andere teamleden kunnen helpen.

• To Do’s communiceren

In de groepsapp geven leden aan aan welke taak ze werken. Dit voorkomt dubbel werk en houdt iedereen op de hoogte.

Deze afspraken hebben ons geholpen om structuur aan te brengen in onze samenwerking en om de communicatie helder te houden. Het vroegtijdig melden van afwezigheid en het delen van obstakels zorgde ervoor dat niemand vastliep zonder hulp.

Van brainstorm tot moodboards: onze eerste creatieve stappen

Na het vastleggen van onze waarden en afspraken zijn we gestart met een creatieve sessie om het onderwerp van onze sprint beter te begrijpen. We maakten een mindmap over desk- en fieldresearch. Dit hielp ons om te verkennen wat deze vormen van onderzoek inhouden en waar we ze in de praktijk terugzien.

Vervolgens kozen we twee profielen uit die we verder wilden uitwerken: projectmanagement en officemanagement. Voor beide profielen maakten we moodboards waarin we onze interpretatie en ideeën visueel vastlegden. Dit was een waardevolle oefening om onze gedachten te ordenen en een gemeenschappelijk beeld te creëren.

Reflectie na de sprint review en retrospective

Na het afronden van de eerste sprint hielden we een sprint review en retrospective. Dit moment was belangrijk om terug te kijken op wat goed ging en wat beter kon. We stelden nieuwe doelen op voor de volgende sprint, gebaseerd op onze ervaringen.

Een paar concrete inzichten uit deze sessie:

• Communicatie verbeteren

Hoewel WhatsApp goed werkte, merkten we dat sommige berichten verloren gingen in de stroom. We besloten om belangrijke updates ook in Teams te plaatsen.

• Duidelijkheid over taken

Het aangeven van To Do’s in de groepsapp werkte goed, maar we willen dit nog strakker organiseren om overlap te voorkomen.

• Tijdmanagement

Het opleveren van het product twee dagen voor de deadline gaf rust, maar we willen dit nog beter plannen om last-minute stress te voorkomen.

Deze reflectie zorgde ervoor dat we als team groeiden en onze samenwerking steeds effectiever maakten.

Wat we meenemen voor de volgende sprint

De eerste sprint was een leerzame periode waarin we vooral hebben geëxperimenteerd met onze werkwijze. We realiseerden ons dat goede communicatie en duidelijke afspraken essentieel zijn om als team te functioneren. Door onze waarden centraal te stellen en praktische regels te hanteren, legden we een stevige basis.

Voor de volgende sprint nemen we mee:

• Blijven werken aan open en eerlijke communicatie

• Taken en verantwoordelijkheden nog duidelijker afspreken

• Tijdig signaleren van problemen en hulp vragen

• Gebruik van Teams uitbreiden voor belangrijke informatie

  
  

Met deze aanpak zijn we klaar om de volgende sprint met meer vertrouwen en focus aan te pakken.